Zo maak je een dagplan voor thuiswerken

De vorige keer ging mijn blog over de hectiek in de kantoortuin en het ontbreken van de menselijke maat. Ik had nooit gedacht dat dit probleem zich door thuiswerken zo snel zou oplossen. De meeste kantoortuinen zijn nu adembenemend leeg en stil. Je kunt er een speld horen vallen. Maar lekker werken kun je er nog steeds niet.

Allemaal thuis aan het werk

Onverwachts moesten we allemaal thuis aan het werk. Daarnaast gingen ook nog de scholen dicht en het sociale leven op slot. Met z’n allen noodgedwongen thuis aan het huiswerk, de studie of zonder oppas aan het werk.

De eerste weken was dat nieuw, inschikken, passen, meten maar ook rust. Geen files, geen rijen, geen sportclubjes, geen overleggen, geen tijdsdruk, geen stress, geen lawaai en geen luchtverontreiniging. Een bijzondere verstilling met op de achtergrond de dagelijkse strijd tegen het oprukkende Covid-19.

Twee werelden raken met elkaar versmolten

Nu we weten dat we nog een tijdje voort moeten met onze thuisactiviteiten is het zoeken naar een vorm en structuur die voor ieder werkt. Het is zoeken naar een goede balans tussen werk en privé.  Deze twee werelden raken nu volledig met elkaar versmolten. Hoe ga je zo goed mogelijk om met thuiswerken, wanneer begint privé en hoe houd je het leuk met elkaar. In de tijd van onze voorouders werkte iedereen rondom huis met spelende kinderen. Hoe pakken we dat weer op in de tijd van nu.

Energie te veel

Mijn man en ik werken al langer vanuit huis met voor ieder een eigen werkkamer. Dat is een voordeel als de kinderen het huis uit zijn en er nieuwe ruimte komt. Toch moest ook ik de eerste weken erg wennen. Ten eerste werd mijn agenda in een paar dagen volledig leeg getrokken. Zowel mijn werkafspraken als mijn privé afspraken kwamen allemaal te vervallen. Ten tweede voelde ik mij zo overdonderd door alle nieuwsberichten en de ernst van de situatie dat de concentratie even helemaal weg was. Mijn man had het daarentegen heel erg druk.

Gelukkig was het een paar dagen mooi weer en kon ik mijn te veel aan energie kwijt in de tuin. De tuin is daar behoorlijk van opgeknapt. Net als onze hond. Die maakt deze weken extra kilometers en heeft veel plezier met alle aandacht.

Behoefte aan vorm en structuur voor thuiswerken

Nu we weten dat het thuiswerken nog even gaat duren komt er een andere fase. Een behoefte aan een vorm en structuur voor thuiswerken waar je nog even mee door kunt gaan. De volgende zeven tips om een dag goed door te komen kunnen je daarbij helpen.

Thuiswerken: zeven tips voor het maken van dagplan

Tip 1: Begin de dag fris en wakker

Begin de dag met een goed ontbijt en daarna een wandelingetje of een stukje fietsen. Je hebt meteen een frisse neus en bent goed wakker. Daarna kun je lekker aan de slag.

Tip 2: Maak een planning voor de dag met blokken van 1 1/2 uur

Maak blokken voor werk van 1 ½ uur per dag. Bekijk hoeveel werkblokken voor jou haalbaar zijn. Bekijk vervolgens wanneer en waar je een werkblok het beste kunt uitvoeren. ’s Morgens, ’s middags of liever ’s avonds. Doe niet meer dan drie of hooguit vier blokken per dag. Bepaal of het te midden van de anderen kan of liever op een rustige plek. Stem dat met elkaar af zodat het duidelijk is wanneer je werkt en wanneer je vrij van werk bent.

Tip 3: Verdeel de activiteiten van de dag over de beschikbare blokken

Cluster dezelfde soort activiteiten zoveel mogelijk per thema bij elkaar zoals ‘administratie, project X, voorbereiding overleg Z, Salesplan etc. Het geeft je de mogelijkheid om gericht door te werken. Het helpt je met concentreren en je wint er tijd mee.

Tip 4: Probeer binnen het blok van 1 ½ uur de geplande activiteit af te ronden

Lukt je dit niet. Geen ramp. Plan direct voor een ander tijdstip een nieuw blok van 1 ½ uur. Pak dan de draad weer op maar werk niet aan één stuk door. Het is even wennen, maar je gaat steeds realistischer plannen en effectiever werken. Vink je activiteit af als het klaar is. Dat is goed voor de voldoening. Er zijn digitale takenlijstjes die bij het afvinken een heerlijk bliepje geven. Yesss.

Tip 5: Beloon jezelf na 1 ½ uur werken met wat leuks

Dat kan een kopje koffie zijn, een gezonde lunch. Ook kun je een kwartier of een half uur wat anders doen. Daarna heb je weer nieuwe energie voor het volgende blok.

Tip 6: Ga niet tussendoor je mail lezen

Ga ook geen belletje plegen, social media volgen of beantwoorden. Dat leidt veel te veel af. Je verliest kostbare tijd om je aandacht opnieuw te richten op je werk. Daarnaast maak je het jezelf erg lastig om je activiteit binnen de beschikbare tijd af te ronden.

Tip 7: Cluster al je belletjes en social media-activiteiten

Net als het uitwerken van de mail. Afhankelijk van de hoeveelheid kun je hiervoor één of twee blokken kiezen. Beschouw ook dit als een werkactiviteit en werk dit zoveel mogelijk achter elkaar af binnen de beschikbare tijd.

Afsluiting

Leg je werk aan de kant als je er niet mee bezig hoeft te zijn. Maak voor dat moment je hoofd vrij voor privézaken, iets gezelligs, huishoudelijke activiteiten of een beweegmomentje. Samen houd je het vol.

Logo bedrijfsnaam sonjabaljeu.nl

WERKMANAGEMENT

Leren werken vanuit overzicht, aandacht en ontspanning

T:+31(0)620961454, E:[email protected], W:www.sonjabaljeu.nl

Vrouw