Terug van vakantie? Zo schoon je snel je volgelopen mailbox op.

Voor de meeste mensen zit de vakantie er weer op. In het Noorden en het Midden van het land zijn de scholen alweer begonnen. In het Zuiden van het land gaan deze week de scholen weer beginnen. We kunnen weer aan het werk en voorlopig doen we dat nog zoveel mogelijk vanuit huis. Ook het opschonen van een volgelopen mailbox.

Na de eerste (zoom)overleggen, het delen van belevenissen en het aanhoren van de nieuwe plannen wacht het doorspitten van de lijst aan mails. Meestal niet het allerleukste klusje. In zo’n mailbox zit van alles in, nieuwsbrieven, reclame, aankondigingen, uitnodigingen voor inmiddels oude koffie of verzuurde taart, vragen, mededelingen, verzoeken, voorstellen, uitwerkingen. Noem maar op. Alles zit door elkaar. Al die mails kijken je schuldbewust aan. Deze keer heeft het wel erg lang geduurd voordat jij ze aandacht gaf.

Na de vakantie volgt uiteindelijk toch voor iedereen die worsteling met alle mails. Soms duurt dit een dag en soms wel meerdere dagen. Hoe ruim je dit nu zo efficiënt mogelijk op met passende energie voor het juiste moment?

Maak in een volgelopen mailbox onderscheid tussen sorteren van mails en uitwerken van mails

Maak ten eerste onderscheid tussen sorteren van mails en het uitwerken van mails. Het sorteren van mails vergt beperkte concentratie en kun je snel uitvoeren. Zoals een Oudnederlandse gezegde al mooi aangeeft scheid je daarmee het ‘kaf van het koren’.

Het ‘kaf’ kan weg of opgeruimd. Het ‘koren’, de belangrijke mails die je nog wilt afhandelen, verzamel je in een aparte map. De ACTIEMAP. Als je deze map nog niet hebt kun je hiervoor een aparte map aanmaken in je mailprogramma. Met volle aandacht en concentratie kun je deze mails achter elkaar afhandelen op een later moment in de week.

Sorteren van mails

Voor een snelle sortering van je volgelopen mailbox kun jezelf drie vragen stellen:

Vraag 1: Doe ik het DIRECT?

Mails met een korte/ snelle actie die minder dan 3 minuutjes duren kun je DIRECT doen.

Het gaat dan om een mailbericht met informatie om even te lezen. Die kun je lezen. Een bericht dat om een korte reactie verlangt. Die kun je beantwoorden. Als volgende stap beslis je of het bericht weg kan of wilt bewaren. Bewaar dit op de plek waar jij denkt dat je het ook kunt terug vinden.

Vraag 2: Doe ik het NIET?

Er zijn altijd wel mails met berichten en verzoeken waar je niets mee kunt omdat het op dit moment niet uitkomt of niet bij jouw takenpakket hoort. Geef dit direct netjes aan waarom je het NIET doet. De ontvanger hoeft dan niet onnodig te wachten op jouw antwoord.

Vraag 3: Doe ik het LATER?

Dit zijn de belangrijke berichten, de mails die nog om een actie verlangen, informatie die je goed tot je moet nemen, vragen waar je iets voor moet opzoeken, opdrachten waar je iets voor moet uitwerken en verzoeken die een zorgvuldig antwoord verlangen. Deze mails verzamel je in de ACTIEMAP.  Het uitwerken van deze mails doe je LATER. Als volgende stap reserveer hiervoor jouw tijd die jij denkt nodig te hebben. Dat kan dezelfde dag of op een tijdstip later in de week.

Uitwerken van mails

De ACTIEMAP met alle verzamelde mails kun je nu met volle aandacht en concentratie achter elkaar uitwerken totdat deze weer opnieuw gevuld wordt.

Tip: Probeer vanaf vandaag dagelijks in één keer je mailbox op te schonen!

Veel succes!

Ps: Wil je meer weten meldt je aan voor WERKnieuws met informatie, tips, nieuws en wetenswaardigheden over flexibel werken tussen kantoor en thuis. Het e-book slim met mails ontvang je gratis in je mailbox.

Dit bericht is op ook geplaatste op LinkedIn

Vrouw